PORTARIA Nº 049/2018

De 22 de novembro de 2018

                                                        “Dispõe sobre a Implantação da Digitalização do Sistema de Protocolo.”

                                   ISMAEL EDSON BOIANI, Prefeito do Município de Iacanga, Comarca de Iacanga, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, resolve:

Art. 1º – Objetivando melhorar o fluxo interno de documentos, proporcionar maior controle e como consequência atender de maneira mais eficaz e eficiente as demandas da população e de órgãos de controle externo, diminuindo riscos institucionais, edita-se a presente portaria de observância obrigatória por parte de todos os funcionários públicos municipais especialmente pelos Secretários e Coordenadores Municipais que em última instancia são responsáveis pela a execução de políticas públicas e pelo controle dos atos da administração, garantindo o fiel atendimento aos princípios estabelecidos pelo Art. 37 da Constituição Federal.

1. A partir da presente data entra em funcionamento novo sistema de protocolo digitalizado a ser obrigatoriamente utilizado por todas as Secretarias e Coordenadorias Municipais que compõe a estrutura administrativa da Prefeitura Municipal de Iacanga.

1. O sistema, além do acesso em ambiente de rede interna da prefeitura municipal, também encontra-se disponível em plataforma WEB para acesso e consultas por parte de quaisquer dos órgãos da administração como também pelos munícipes interessados no website www.iacanga.sp,gov.br,  pelo link “Protocolo WEB”

1. O sistema deverá ser consultado diariamente pelos responsáveis designados em cada setor para o gerenciamento dos protocolos a eles destinados, não mais havendo o trânsito físico de documentos. Alerta-se que deve-se observar os anexos dos protocolos pois ali estrão as imagens dos documentos digitalizados.

1. Obrigatoriamente deverá ser feito pelos responsáveis a serem designados pelos secretários o “recebimento” no sistema dos documentos protocolizados e encaminhados a cada secretaria ou coordenadoria de forma a produzir o aceite e a atualização diária do estoque de documentos a elas encaminhados.

• Obrigatoriamente todos os documentos protocolizados devem ser tramitados aos setores competentes e destes, após providências, tramitados novamente a outros setores ou coordenadorias, caso tal providência seja necessária ao atendimento demandado pelo expediente recepcionado, o tramite deverá ser dado por encerrado no sistema após todas as providências necessárias ao seu atendimento ou as negativas devidamente fundamentadas e comunicadas formalmente aos interessados.

• Caso o funcionário responsável pelo protocolo de cada setor não possua login de acesso deverá solicitá-lo ao responsável pelo CPD o mais brevemente possível a fim de evitar solução de continuidade.

• O prazo final para o atendimento ou comunicação aos munícipes é impreterivelmente de 15 dias corridos a contar da data de protocolização dos documentos, somados as permanências em todas as etapas para seu efetivo atendimento

• Os documentos protocolizados para a Coordenadoria de Licitações e Contratos receberão o seguinte tratamento:

1. Não serão digitalizados documentos destinados a processos licitatórios, tais como entregas de propostas ou documentação dada a necessidade de preservação do sigilo que tema exige.
2. Demais documentos como requerimentos, recursos ou impugnações poderão ser digitalizados vez não mais demandarem tal tratamento.

   IX.         Os documentos protocolizados e destinados a Secretaria de Obras receberão o seguinte tratamento:

1. Solicitações para aprovação de projetos de construção, reformas e demais intervenções terão digitalizados apenas os requerimentos, plantas, mapas, memorias, relatórios fotográficos e demais documentos que instruem o processo não serão objeto de digitalização devendo os documentos físicos serem encaminhados àquela secretaria para análise e guarda.
2. Demais requerimentos que envolvam os serviços prestados por aquela secretaria receberão o tratamento ordinário aqui definidos.

• Documentos provenientes do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, da Justiça Federal, dos Ministérios Públicos Federal e Estadual e órgãos públicos dos diversos níveis de governo deverão ser digitalizados, tramitados ao Gabinete tendo os documentos físicos o mesmo encaminhamento.

• O (a) responsável pela recepção de documentos na Prefeitura tramitará os documentos diretamente a cada secretaria.

• Casos omissos ou novas determinações que se tornarem necessárias ao atendimento das demandas dos munícipes, dos órgãos de controle externo e dos diversos poderes serão tratados oportunamente podendo ser objeto de edição de novas portarias ou decretos que se fizerem necessários.

Art. 2º- Esta portaria entrará em vigor, na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

                                     Iacanga 22 de novembro de 2018.

                                      Ismael Edson Boiani

                                                Prefeito

Registrada no Setor de Expediente e publicada de acordo com a lei vigente.

                                       Décio Spera Junior

                               Secretário Municipal de Gabinete